Her deler Tuva Dyrnes (prosjektleder), Elisabeth Wiencke (strategisk rådgiver), Michael Linnemann (kreativ leder) og Dariusz Ksiazek (tech lead) sine beste råd for å lage en gjennomarbeidet og profesjonell rapport – fra planlegging til design og utvikling.

Tidlig planlegging er nøkkelen

En tydelig fremdriftsplan bør være på plass tidlig, gjerne måneder før deadline. Ifølge prosjektleder Tuva Dyrnes er det avgjørende å starte prosessen i god tid, både internt og med eventuelle eksterne byråer.

Mange bedrifter undervurderer hvor lang tid innholdsproduksjon kan ta. Sett datoer for redaksjons- og avsjekksmøter med de involverte avdelingene og byrået, og sørg for å ha tid til å utvikle innhold som holder høy kvalitet.

Ha i bakhodet at et byrå ofte jobber med flere årsrapporter parallelt, og det er viktig å ha en jevnlig dialog for å holde tidslinjer og forventninger på rett kurs.

Definer målet

Hva skal årsrapporten oppnå? Skal den distribueres til investorer, eller brukes som et internt verktøy gjennom året? Uansett hva målet er, bør det være tydelig for alle involverte. Dette sikrer at rapporten reflekterer selskapets visjon og målsettinger.

Når rapporten er ferdig, bør du ha en klar strategi for distribusjon. Dette kan gi rapporten den oppmerksomheten den fortjener og bidra til både intern stolthet og ekstern anerkjennelse.

Evaluer prosessen

Når rapporten er publisert, ta deg tid til å evaluere hva som fungerte og hva som kunne vært bedre. Dette gir viktig innsikt som kan brukes for å forbedre neste års rapport. Involver både interne ressurser og eksterne samarbeidspartnere i evalueringen for å få et helhetlig perspektiv.

Har du bare noen få interne ressurser?

Spør byrået ditt om hjelp. De fleste byråer bistår gjerne med strategi, planlegging, copywriting, intervjuer, bilder og korrekturlesing.

Bruk historiefortelling som et strategisk verktøy

Elisabeth Wiencke, strategisk rådgiver, understreker viktigheten av å se på årsrapporten som mer enn en dokumentasjon for å oppfylle regulatoriske krav, men heller som en mulighet til å fortelle en engasjerende historie som reflekterer bedriftens identitet og verdier. «En årsrapport skal fange leserens interesse fra start og holde den gjennom hele rapporten. Dette oppnår man best ved å tenke strategisk om innholdet,» sier Elisabeth. Hun anbefaler følgende:

Fortell en historie

Start med å definere de viktigste «karakterene», som kan være prosjekter, team eller initiativer. Beskriv deretter «reisen» disse karakterene har vært gjennom i løpet av året, inkludert utfordringer de har møtt og hvordan de har overvunnet dem.

Fokusér på menneskene

Legg vekt på hvordan dine ansatte har bidratt til bedriftens suksess. Intervjuer, anekdoter og sitater kan personliggjøre rapporten og gi et menneskelig perspektiv som resonnerer med leserne.

Vær transparent

Selv om målet er å engasjere, er det viktig å opprettholde en høy grad av åpenhet, spesielt når det gjelder utfordringer og hvordan de håndteres. Dette bygger tillit og viser at bedriften verdsetter ærlighet og integritet.

Gjennom historiefortellingen kan du transformere årsrapporten fra en tørr gjennomgang av finansielle tall til en inspirerende fortelling som folk ser frem til å lese hvert år. Dermed blir årsrapporten et kraftfullt verktøy for merkevarebygging og engasjement.

«Sånn har vi alltid gjort det»

En årsrapport trenger ikke være kjedelig. Kreativ leder Michael Linnemann oppfordrer bedrifter til å tenke utenfor boksen når det kommer til design og innhold.

Kommuniser mer enn tallene

En årsrapport er ikke bare en samling av regnskapstall. Tenk på hvordan designet kan understøtte budskapet du ønsker å formidle til investorer, ansatte, partnere og potensielle jobbsøkere. Bruk visuelle elementer, infografikk og en helhetlig layout for å engasjere leserne. Det er også lurt å få en oversikt over bilder – hva har dere i bildebanken fra før, finnes det bilder av ansatte og styret som kan brukes, og er det noen prosjekter dere er spesielt stolte av som krever en fotoshoot?

Hent gjerne inspirasjon fra prisvinnende rapporter, som vinnerne av Farmandprisen, for å se hvordan du kan forbedre din egen.

Utnytt digitale muligheter

Selv om en trykket rapport kan være imponerende å vise frem på møter, er det digitale formatet langt mer fleksibelt og engasjerende. Videoer, animert grafikk og interaktive elementer kan gi leserne en mer dynamisk opplevelse.

Sørg for at rapporten fungerer like godt på mobil som på desktop, og at tabeller og grafer er brukervennlige på alle enheter.

Tenk langsiktig

Tech lead, Dariusz Ksiazek forklarer at det å velge en digital løsning fremfor en tradisjonell trykket eller PDF-rapport ikke bare gir praktiske fordeler, men også miljømessige og kostnadsmessige besparelser.

Med en digital løsning trenger du ikke å starte fra bunnen hvert år. Du kan bygge et rammeverk som enkelt oppdateres med nytt innhold. Dette sparer tid og penger, spesielt ved at trykking elimineres.

Digitale rapporter reduserer papirforbruk og karbonavtrykk, samtidig som rapporten er tilgjengelig til enhver tid. Muligheten for å søke i rapporten, navigere mellom ulike seksjoner, og interagere med elementer som videoer og infografikk gir en langt bedre brukeropplevelse.

En plattform for alt

Bruk av plattformer som  for eksempel WordPress, gjør det enkelt å administrere både nettstedet og årsrapportene fra ett sted. Korrekturprosessen er enklere, og du vil ha tilgang til å redigere ditt eget innhold frem mot publisering. Dette skaper en smidig håndtering og organisering av selve rapporten, fra innholdsproduksjon til publisering, samtidig som digitale rapporter gir verdifull innsikt i brukeratferd, som kan benyttes til å optimalisere fremtidige rapporter.

ESEF og CSRD – Nye standarder for digital finansiell og bærekraftsrapportering

Siden 1. januar 2020 har ESEF (European Single Electronic Format) vært den obligatoriske standarden for årsrapportering for alle børsnoterte selskaper i EU og EØS. Målet er å sikre større åpenhet og tilgjengelighet i finansiell rapportering, slik at selskapers regnskap blir lett tilgjengelig og forståelig for investorer og offentligheten.

Alle børsnoterte selskaper må publisere sine årsrapporter i ESEF-format. Dette inkluderer bruk av iXBRL (Inline eXtensible Business Reporting Language), som gjør rapporten både lesbar og maskinlesbar. Når selskaper nå forbereder sine årsrapporter for 2024, er det viktig å være klar over følgende ESEF-krav:

• iXBRL tagging: Regnskapsdata må tagges for å sikre kompatibilitet og maskinlesbarhet.
• XHTML-format: Årsrapporten må leveres i dette formatet for å være både menneske- og maskinlesbar.
• Revisjon av tagging: Revisorer skal verifisere korrektheten av iXBRL-taggingen i årsrapporten.

CSRD – Utvidet krav til bærekraftsrapportering

Fra og med 2024 vil CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) begynne å tre i kraft for store selskaper og børsnoterte foretak, som en del av EUs grønne skifte. CSRD utvider rapporteringskravene til å inkludere bærekraftsinformasjon, med fokus på selskapers påvirkning på miljø, samfunn og styring (ESG – Environmental, Social, Governance).

De viktigste kravene i CSRD inkluderer:

• Utvidet bærekraftsrapportering: Selskaper må rapportere om hvordan deres virksomhet påvirker miljøet, menneskerettigheter, sosialt ansvar og styringspraksiser.
• Dobbel vesentlighet: Selskaper må vurdere både hvordan bærekraftspørsmål påvirker selskapet og hvordan selskapet påvirker bærekraft.
• ESEF-kompatibilitet: Bærekraftsrapporteringen må integreres i ESEF-formatet og tagges med iXBRL, på lik linje med den finansielle rapporteringen.
• Gradering: Rapporteringen må følge EU-standardene for bærekraftsrapportering, som European Sustainability Reporting Standards (ESRS).

Denne utviklingen krever en helhetlig tilnærming til årsrapporteringen, hvor både finansiell og bærekraftsinformasjon må være integrert og presentert på en måte som sikrer transparens og etterlevelse av de nye regelverkene.

Vi har bred erfaring med å sikre at årsrapporter oppfyller nødvendige krav, og vi hjelper deg med å gjøre rapporteringen enklere, enten det gjelder finansiell informasjon eller bærekraftstiltak.